OKR (Objectives and Key Results) คือกรอบการตั้งเป้าหมายและวัดผลที่ช่วยให้ทีมงานหรือองค์กรมีทิศทางชัดเจนในการทำงานและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ โดยจะมีสองส่วนหลัก คือ
- Objective (เป้าหมาย): คือสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ เป้าหมายควรจะมีความท้าทายแต่สามารถทำได้จริง
- Key Results (ผลลัพธ์หลัก): คือผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้เพื่อพิสูจน์ว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้นั้นได้บรรลุหรือไม่
Objective ประหยัดเวลา เพิ่มมูลค่า
หมายถึงการทำงานหรือกระบวนการบางอย่างให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยลดระยะเวลาในการทำงานแต่ยังคงรักษาหรือเพิ่มมูลค่าที่ได้จากผลลัพธ์ของการทำงานนั้น
ความหมาย การประหยัดเวลาในการทำงานไม่เพียงแต่ช่วยให้บุคลากรสามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่จำกัด แต่ยังสามารถเพิ่มมูลค่าให้กับการทำงานได้ในหลายด้าน เช่น เพิ่มคุณภาพของงาน ผลลัพธ์ที่ได้ หรือสามารถขยายขอบเขตงานให้กว้างขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มเวลาทำงาน
ความสำคัญ
- ช่วยให้ทีมสามารถทำงานได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพ
- ลดภาระการทำงานที่ไม่จำเป็น
- เพิ่มผลผลิตโดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มต้นทุน
- ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กร
ประโยชน์
1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- ประโยชน์: การลดเวลาที่ใช้ในการดำเนินงานต่างๆ เช่น การขาย, การบริการลูกค้า, หรือการดำเนินงานภายในองค์กร จะช่วยให้ทีมงานสามารถโฟกัสกับงานที่สำคัญและสร้างมูลค่าได้มากขึ้น การปรับปรุงกระบวนการและเครื่องมือที่ใช้ จะช่วยให้พนักงานทำงานได้รวดเร็วขึ้นโดยไม่ต้องเสียเวลาทำงานซ้ำๆ หรือล่าช้า
2. เพิ่มมูลค่าจากการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
- ประโยชน์: การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น จะช่วยเพิ่มผลตอบแทนจากการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ เช่น พนักงาน, เวลา, หรือเทคโนโลยี การเพิ่มมูลค่าจากการทำงานที่รวดเร็วและมีคุณภาพจะช่วยเพิ่มผลกำไรให้กับธุรกิจ
3. สร้างความพึงพอใจของลูกค้า
- ประโยชน์: การลดเวลาในการตอบสนองหรือการให้บริการลูกค้าช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า เมื่อลูกค้าได้รับการบริการที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ก็จะมีแนวโน้มที่จะกลับมาใช้บริการอีก และสามารถแนะนำธุรกิจให้กับผู้อื่นได้
4. ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
- ประโยชน์: การประหยัดเวลาในกระบวนการต่างๆ จะทำให้สามารถลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น เช่น ลดค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสาร, ลดค่าใช้จ่ายในการประชุมที่ใช้เวลานาน หรือค่าใช้จ่ายในการจัดการทรัพยากรมนุษย์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น การลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดเงินและนำไปลงทุนในกิจกรรมที่สร้างมูลค่าได้มากขึ้น
5. สามารถติดตามผลและปรับปรุงได้อย่างต่อเนื่อง
- ประโยชน์: การตั้ง OKR ช่วยให้มีการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถติดตามผลลัพธ์ได้อย่างเป็นระเบียบ ซึ่งจะช่วยให้การปรับปรุงกระบวนการทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อสามารถวัดผลได้อย่างชัดเจน จะทำให้สามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์หรือกระบวนการได้ทันทีหากมีการพัฒนาในทางที่ดีกว่า
6. สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ดีในองค์กร
- ประโยชน์: การตั้ง OKR ที่มุ่งเน้นการประหยัดเวลาและเพิ่มมูลค่าจะกระตุ้นให้พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงาน และรู้สึกถึงความสำคัญของการทำงานที่มีประสิทธิภาพ เมื่อทีมงานทุกคนมุ่งมั่นที่จะบรรลุเป้าหมายเดียวกัน จะช่วยสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ดีในองค์กร
7. สามารถรองรับการเติบโตได้อย่างยั่งยืน
- ประโยชน์: เมื่อองค์กรสามารถทำงานได้เร็วขึ้นและใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะสามารถรองรับการเติบโตที่ยั่งยืนได้ในระยะยาว การเพิ่มมูลค่าผลลัพธ์จากกระบวนการที่รวดเร็วจะทำให้องค์กรสามารถขยายขนาดและขยายธุรกิจได้โดยไม่ต้องเพิ่มต้นทุนอย่างมาก
ตัวอย่าง Objective ประหยัดเวลา เพิ่มมูลค่า
ลดเวลาในการดำเนินการ และเพิ่มมูลค่าผลลัพธ์ในการให้บริการลูกค้าและการขาย
ตัวอย่าง Key Results
- ลดระยะเวลาในการปิดการขาย (Sales Cycle):
- เป้าหมาย: ลดเวลาในการปิดการขายจากเฉลี่ย 30 วัน เป็น 20 วันภายในไตรมาสนี้
- วิธีการ: ใช้ระบบ CRM ที่ช่วยติดตามและจัดการลูกค้าได้ง่ายขึ้น, ใช้เครื่องมืออัตโนมัติในการส่งอีเมลติดตามผลและจัดการเวลานัดหมาย
- การประเมินผล: เปรียบเทียบจำนวนวันที่ใช้ในการปิดการขายก่อนและหลังการใช้เครื่องมือใหม่
- เพิ่มมูลค่าการขายต่อการทำงาน (Revenue Per Work Hour):
- เป้าหมาย: เพิ่มมูลค่าการขายต่อชั่วโมงการทำงานของพนักงานขายขึ้น 10% ภายในไตรมาสนี้
- วิธีการ: ปรับปรุงการฝึกอบรมทีมขายเพื่อให้เข้าใจเทคนิคการขายที่มีประสิทธิภาพและใช้เครื่องมือที่ช่วยให้สามารถจัดการเวลาได้ดีขึ้น เช่น เครื่องมือเสนอราคาทันที หรือเทมเพลตการตอบกลับลูกค้า
- การประเมินผล: วัดจากรายได้ที่เกิดขึ้นจากการทำงานต่อชั่วโมงของพนักงานขายก่อนและหลังการปรับปรุง
- ปรับปรุงการตอบสนองลูกค้า (Customer Response Time):
- เป้าหมาย: ลดเวลาในการตอบสนองต่อคำถามลูกค้าหรือข้อร้องเรียนจาก 12 ชั่วโมง เป็น 2 ชั่วโมงภายใน 3 เดือน
- วิธีการ: ใช้ระบบช่วยตอบคำถามอัตโนมัติ (Chatbot) และตั้งค่าให้มีการแจ้งเตือนเมื่อมีคำถามใหม่เพื่อให้ตอบกลับได้รวดเร็ว
- การประเมินผล: วัดจากเวลาที่ใช้ในการตอบกลับลูกค้าตามเวลาที่กำหนด และตรวจสอบความพึงพอใจของลูกค้าผ่านแบบสอบถามหลังการตอบกลับ
- ลดค่าใช้จ่ายในกระบวนการจัดการ (Operational Costs):
- เป้าหมาย: ลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารและงานเอกสารที่ไม่จำเป็นลง 15% ภายในไตรมาสนี้
- วิธีการ: ใช้ระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ (Document Management System) และจัดการเอกสารให้เป็นระบบดิจิทัล เพื่อลดเวลาที่ใช้ในการจัดเก็บและค้นหา
- การประเมินผล: เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสารก่อนและหลังการใช้ระบบดิจิทัล
- เพิ่มประสิทธิภาพในการประชุม (Meeting Efficiency):
- เป้าหมาย: ลดจำนวนการประชุมที่ไม่จำเป็นลง 25% และทำให้ประชุมที่มีอยู่ใช้เวลาน้อยลง 20%
- วิธีการ: ใช้เครื่องมือจัดการประชุมอย่างเช่น Microsoft Teams หรือ Zoom ที่มีฟังก์ชันจัดการการประชุม, กำหนดระยะเวลาการประชุมให้ชัดเจน และส่งสรุปการประชุมหลังเสร็จสิ้น
- การประเมินผล: วัดจากจำนวนประชุมที่จัดและเวลาในการประชุมที่ลดลงเมื่อเทียบกับก่อนหน้านี้
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า (Customer Satisfaction):
- เป้าหมาย: เพิ่มคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า (CSAT) จาก 85% เป็น 92% โดยการตอบสนองที่เร็วขึ้นและการปรับปรุงการบริการ
- วิธีการ: ใช้เครื่องมือรวบรวมข้อมูลคำติชมจากลูกค้าเพื่อปรับปรุงกระบวนการและสร้างการติดต่อกับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ
- การประเมินผล: วัดจากคะแนน CSAT ที่ได้รับจากลูกค้าและการวิเคราะห์คำติชมเพื่อปรับปรุงบริการ
วิธีการประเมินผล
- การติดตามผลลัพธ์: ตรวจสอบผลลัพธ์จากระบบการจัดการ CRM, ช่วงเวลาที่ใช้ในการตอบสนองลูกค้า, และการปิดการขายผ่านการวัดผลแบบรายเดือน
- การสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า: ใช้แบบสอบถามหรือสัมภาษณ์หลังการใช้บริการ เพื่อประเมินความพึงพอใจของลูกค้าหลังการปรับปรุง
- การเปรียบเทียบผลลัพธ์ก่อนและหลังการใช้เครื่องมือใหม่: เช่น การลดเวลาในการประชุม, การตอบสนองลูกค้า, และการลดค่าใช้จ่าย
เป้าหมายระยะยาว
- ประหยัดเวลา: ลดเวลาที่ใช้ในกระบวนการต่างๆ เช่น การขาย, การประชุม, และการตอบสนองลูกค้า
- เพิ่มมูลค่า: โดยการปรับปรุงกระบวนการเพื่อให้สามารถบริการลูกค้าได้ดีขึ้นและสร้างรายได้ได้มากขึ้นจากการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
การตั้ง OKR ที่มุ่งเน้น “ประหยัดเวลา เพิ่มมูลค่า” จะช่วยให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ลดค่าใช้จ่าย เพิ่มรายได้ และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า ส่งผลให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างยั่งยืนและมีความสามารถในการแข่งขันในตลาดได้ดียิ่งขึ้น

บทความที่เกี่ยวข้องกับ OKR เพิ่มเติม
