ปัญหาที่พบบ่อยในการใช้ OKR และวิธีแก้ไข

ปัญหาที่พบบ่อยในการใช้ OKR การใช้ OKR (Objectives and Key Results) เป็นเครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ที่สำคัญให้กับองค์กรนั้นได้รับความนิยมมากขึ้นในหลายๆ องค์กร แต่ก็ยังมีปัญหาหลายประการที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการใช้ OKR ดังนั้นการรู้จักและเข้าใจปัญหาที่พบบ่อย ปัญหาที่พบบ่อยในการใช้ OKR จึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้สามารถแก้ไขได้ทันท่วงที

1. การตั้ง Objective ที่ไม่ชัดเจน หรือไม่สามารถวัดผลได้ (Vague Objectives)

ปัญหา: การตั้ง Objective ที่ไม่ชัดเจนหรือมีคำที่คลุมเครือทำให้ไม่สามารถวัดผลได้จริง ทำให้ทีมไม่สามารถทราบได้อย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรเพื่อบรรลุเป้าหมาย

ตัวอย่าง:

Objective: “ทำให้บริษัทเติบโตมากขึ้น”
นี่คือเป้าหมายที่ไม่ชัดเจนและไม่สามารถวัดได้ว่า “เติบโตมากขึ้น” หมายถึงอะไร? 10%? 50%?

วิธีแก้ไข:

ตั้ง Objective ที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงมากขึ้น โดยใช้คำที่สามารถบ่งบอกถึงความสำเร็จได้อย่างชัดเจน เช่น “เพิ่มยอดขายของผลิตภัณฑ์ A ในไตรมาสนี้ 20%”
การตั้ง Objective ให้มีความชัดเจนช่วยให้ทีมงานเข้าใจและสามารถดำเนินงานได้ถูกต้องตามทิศทางที่ต้องการ

2. Key Results ที่มีความยากเกินไป (Unrealistic Key Results)

ปัญหา: การตั้ง Key Results (KR) ที่ยากเกินไปหรือไม่สมเหตุสมผลอาจทำให้ทีมรู้สึกท้อถอยและลดประสิทธิภาพในการทำงาน เนื่องจากไม่สามารถบรรลุได้ตามที่ตั้งไว้

ตัวอย่าง:

Key Result: “เพิ่มยอดขาย 100% ใน 1 เดือน”
เป้าหมายนี้อาจจะเป็นไปได้ในบางกรณี แต่ในหลายๆ องค์กรหรือธุรกิจการเพิ่มยอดขายถึง 100% ภายในระยะเวลาอันสั้นนั้นอาจจะเกินความสามารถของทีม

วิธีแก้ไข:

ตั้ง Key Results ที่สามารถทำได้จริง โดยพิจารณาจากข้อมูลปัจจุบัน เช่น “เพิ่มยอดขาย 15% ในไตรมาสนี้”
ควรมีการประเมินความสามารถในการทำงานและสถานการณ์ตลาดก่อนที่จะตั้ง KR เพื่อให้เหมาะสมและสามารถทำได้จริง

3. การขาดการติดตามผล (Lack of Tracking or Monitoring)

ปัญหา: หากไม่มีการติดตามผลลัพธ์อย่างสม่ำเสมอ จะทำให้ไม่สามารถรู้ได้ว่า OKR ขององค์กรกำลังไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่ การติดตามผลช่วยให้ปรับกลยุทธ์หากจำเป็นและสามารถรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้นได้ทันเวลา

ตัวอย่าง:

ทีมตั้ง OKR แล้วแต่ไม่ได้ติดตามผลการดำเนินงานในแต่ละเดือน หรือไม่ปรับปรุงเมื่อพบว่า Key Results ไม่เป็นไปตามแผน
ผลลัพธ์ที่ได้ไม่ตรงกับเป้าหมาย เพราะไม่ได้ตรวจสอบหรือปรับการดำเนินงานตามสถานการณ์

วิธีแก้ไข:

มีการติดตามผลอย่างสม่ำเสมอและจัดประชุมทบทวน OKR ในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ทุกสิ้นเดือนหรือทุกไตรมาส
ใช้เครื่องมือการติดตาม เช่น Dashboard หรือ Software เพื่อให้ทีมสามารถเห็นผลลัพธ์และปรับแผนได้ทันที

4. การตั้ง OKR ที่ไม่สอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กร (Misalignment with Company Strategy)

ปัญหา: หาก OKR ที่ตั้งไม่สอดคล้องกับกลยุทธ์หรือทิศทางขององค์กร จะทำให้ทีมทำงานในทิศทางที่ผิดหรือไม่ตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรในระยะยาว

ตัวอย่าง:

Objective: “ปรับปรุงบริการลูกค้า” แต่ไม่มีการตั้ง Key Results ที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการบริการ
ทีมอาจมุ่งไปที่การปรับปรุงฟีเจอร์ของผลิตภัณฑ์โดยไม่ตระหนักถึงการปรับปรุงการให้บริการลูกค้า ซึ่งไม่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร

วิธีแก้ไข:

ตั้ง OKR ที่สอดคล้องกับกลยุทธ์และวิสัยทัศน์ขององค์กร และทำให้ทุกทีมเข้าใจได้ว่า OKR ของแต่ละทีมส่งเสริมเป้าหมายขององค์กร
ทุกทีมต้องเข้าใจว่าบทบาทของตนเองเชื่อมโยงกับการบรรลุเป้าหมายโดยรวมขององค์กร

5. การไม่สื่อสาร OKR ให้ชัดเจนกับทีม (Lack of Communication of OKRs to the Team)

ปัญหา: ถ้าไม่สื่อสาร OKR ให้ชัดเจนกับทุกคนในองค์กรหรือทุกทีม อาจทำให้บางทีมไม่เข้าใจบทบาทของตัวเอง หรือไม่ได้ทำงานในทิศทางที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร

ตัวอย่าง:

ผู้บริหารตั้ง OKR สำหรับองค์กร แต่ไม่ได้สื่อสารให้ทีมงานทุกคนรู้ว่าเป้าหมายหลักคืออะไร ทำให้ทีมทำงานไม่เป็นเอกภาพ

วิธีแก้ไข:

สื่อสาร OKR ให้ทุกคนในองค์กรทราบอย่างชัดเจน โดยเฉพาะการให้ทีมรู้เป้าหมายและ Key Results ที่สำคัญที่ต้องบรรลุ
ควรมีการประชุมหรือการสื่อสารในรูปแบบต่างๆ เช่น การประชุมที่แชร์ OKR หรือการใช้เครื่องมือออนไลน์ที่ช่วยให้ทีมสามารถตรวจสอบ OKR ได้

6. การไม่ทบทวนและปรับปรุง OKR อย่างสม่ำเสมอ (Failure to Review and Adjust OKRs Regularly)

ปัญหา: หากไม่ได้มีการทบทวน OKR และปรับปรุงตามผลการดำเนินงาน จะทำให้ OKR ที่ตั้งไม่ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดหรือองค์กร ทำให้บรรลุผลได้ยาก

ตัวอย่าง:

ตั้ง OKR สำหรับไตรมาสที่แล้วแล้วไม่ได้ทบทวนหรือปรับกลยุทธ์ใหม่เมื่อพบว่า Key Results ไม่สามารถทำได้จริง

วิธีแก้ไข:

ควรทบทวน OKR และทำการปรับปรุงตามผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น โดยอาจจะทำการ Retrospective ทุกครั้งหลังสิ้นสุดไตรมาส เพื่อเรียนรู้และปรับปรุงสำหรับการตั้ง OKR ครั้งถัดไป
ใช้ข้อมูลจากการวิเคราะห์ผลลัพธ์เพื่อปรับกลยุทธ์และกำหนดเป้าหมายที่เหมาะสมยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเพิ่มเติม

ปัญหา: ทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ตั้งเป้าหมายว่า “พัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ให้เสร็จภายในปีนี้” แต่ไม่ได้กำหนดขอบเขตของผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ชัดเจน
วิธีแก้ไข: เปลี่ยนเป็น “เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย A และ B โดยมีฟังก์ชัน X, Y, Z ภายในไตรมาสที่ 3”
ปัญหา: ทีมขายตั้งเป้าหมายว่า “เพิ่มยอดขาย” แต่ไม่ได้กำหนดตัวเลขที่ชัดเจน
วิธีแก้ไข: เปลี่ยนเป็น “เพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์หลัก 20% เมื่อเทียบกับปีก่อนหน้า”

การใช้ OKR อย่างมีประสิทธิภาพไม่เพียงแค่การตั้งเป้าหมาย แต่ต้องมีการติดตามผลและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้การทำงานสามารถตอบโจทย์และบรรลุผลลัพธ์ได้อย่างแท้จริง การหลีกเลี่ยงปัญหาที่กล่าวมาและการปรับปรุงตามสถานการณ์จะช่วยให้การใช้ OKR เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการพัฒนาองค์กรได้อย่างยั่งยืน