การสร้าง OKR ที่มีประสิทธิภาพ เทคนิคและเคล็ดลับ

1. กำหนดวัตถุประสงค์ (Objectives) ที่ชัดเจนและมีแรงบันดาลใจ

• ควรสั้น กระชับ: วัตถุประสงค์ (Objectives) ควรเป็นข้อความที่สั้น กระชับ และสามารถเข้าใจได้ทันที เช่น “เพิ่มการมีส่วนร่วมของลูกค้า” หรือ “ปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมพัฒนา”
• ต้องเป็นสิ่งที่ท้าทาย: วัตถุประสงค์ควรมีความท้าทายเล็กน้อยเพื่อกระตุ้นให้ทีมมุ่งมั่นและมีแรงบันดาลใจ แต่ในขณะเดียวกันก็ควรเป็นสิ่งที่สามารถทำได้จริงในช่วงเวลา 1 ไตรมาส
• ให้ความหมายและเชื่อมโยงกับวิสัยทัศน์ขององค์กร: วัตถุประสงค์ควรเชื่อมโยงกับเป้าหมายหลักขององค์กร เพื่อให้ทีมรู้สึกว่าการทำงานของพวกเขามีความสำคัญและส่งผลต่อผลลัพธ์รวมขององค์กร

2. กำหนดผลลัพธ์หลัก (Key Results) ที่สามารถวัดได้

• เฉพาะเจาะจงและเป็นเชิงปริมาณ: ผลลัพธ์หลัก (Key Results) ควรเป็นตัวชี้วัดที่สามารถวัดผลได้อย่างชัดเจน เช่น “เพิ่มยอดขายขึ้น 20%” หรือ “ลดเวลาในการให้บริการลูกค้าให้เหลือ 2 ชั่วโมง”
• ใช้ตัวเลขเป็นเกณฑ์: ใช้ตัวเลขเป็นเครื่องมือในการวัดความสำเร็จ เช่น “ได้ลูกค้าใหม่ 50 ราย” หรือ “ลดอัตราการลาออกของพนักงานลง 10%”
• ไม่ควรกำหนดมากเกินไป: ผลลัพธ์หลักควรมีไม่เกิน 3-5 ตัวเพื่อไม่ให้ทีมรู้สึกท่วมท้นหรือหลงประเด็นจากสิ่งที่สำคัญที่สุด

3. ตั้งเป้าหมายที่ท้าทายแต่สามารถทำได้

• ไม่ควรง่ายเกินไป: ผลลัพธ์หลักที่ง่ายเกินไปอาจไม่กระตุ้นการพัฒนาและการปรับปรุงอย่างแท้จริง
• ไม่ควรยากเกินไป: ตั้งเป้าหมายที่ยากเกินไปอาจทำให้ทีมรู้สึกท้อแท้และไม่สามารถบรรลุผลได้
• มีเป้าหมายที่เป็นไปได้ในกรอบเวลา: OKR ควรตั้งในกรอบเวลาที่จำกัด เช่น 1 ไตรมาส หรือ 6 เดือน ซึ่งจะทำให้ทีมสามารถมีสมาธิและทำงานไปในทิศทางเดียว

4. ตรวจสอบและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ

• ติดตามผลลัพธ์เป็นประจำ: การทบทวน OKR ควรทำเป็นประจำ เช่น ทุกเดือนหรือทุกสองสัปดาห์ เพื่อให้แน่ใจว่า OKR ที่ตั้งไว้นั้นยังเป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ
• เรียนรู้จากความล้มเหลวและปรับปรุง: หากไม่ได้ผลตามที่คาดหวังในช่วงแรก อย่ากลัวที่จะปรับเปลี่ยน OKR หรือกลยุทธ์ที่ใช้ในการทำงาน
• การปรับปรุงสม่ำเสมอ: การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ทีมสามารถปรับการทำงานให้สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงในตลาดหรือสถานการณ์ขององค์กร

5. ทำให้ OKR สามารถเชื่อมโยงกับทีมงานและบุคคล

• OKR ที่เชื่อมโยงกับทีม: ควรตั้ง OKR ที่สอดคล้องกับกลยุทธ์และเป้าหมายของทีม หรือหน่วยงาน โดยเชื่อมโยงเป้าหมายของแต่ละบุคคลเข้ากับ OKR ของทีม
• การสื่อสารที่ดี: ทีมควรมีการสื่อสารเกี่ยวกับ OKR อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้สมาชิกทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับทิศทางและเป้าหมายที่จะไป
• การมีส่วนร่วมของทีม: ให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในการตั้ง OKR เพราะจะช่วยให้ทีมรู้สึกเป็นเจ้าของและมีแรงผลักดันในการทำงาน

6. ทำให้ OKR เป็นเครื่องมือในการเรียนรู้

• ใช้ OKR เป็นเครื่องมือในการพัฒนา: นอกจากการเป็นตัวชี้วัดผลแล้ว OKR ยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการเรียนรู้ เช่น การทำงานร่วมกัน การเรียนรู้จากความผิดพลาด หรือการปรับกลยุทธ์ใหม่
• มองว่า OKR คือกระบวนการพัฒนา: องค์กรควรมองว่า OKR ไม่ใช่แค่เครื่องมือวัดผล แต่มันคือเครื่องมือที่ช่วยให้พัฒนาการทำงานและการเติบโตขององค์กร

7. ให้ความสำคัญกับการให้ Feedback

• การตอบรับที่สร้างสรรค์: การให้ feedback ที่สร้างสรรค์และตรงไปตรงมาจะช่วยให้ทีมปรับปรุงการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การมอง OKR เป็นกระบวนการต่อเนื่อง: ให้ทีมรู้สึกว่า OKR ไม่ใช่แค่การตั้งเป้าหมายในช่วงเวลาสั้น ๆ แต่เป็นกระบวนการที่ต้องมีการปรับปรุงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

เทคนิคและเคล็ดลับในการสร้าง OKR ที่มีประสิทธิภาพ

• ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย: หลีกเลี่ยงคำศัพท์ที่ซับซ้อนหรือเฉพาะทาง
• จำกัดจำนวน OKR: ไม่ควรตั้ง OKR จำนวนมากเกินไป เพราะจะทำให้ยากต่อการติดตามและวัดผล
• เชื่อมโยง OKR กับการทำงานประจำวัน: ทำให้พนักงานเห็นว่า OKR มีความเกี่ยวข้องกับงานที่ทำ
• สร้างวัฒนธรรมที่เน้นการเรียนรู้: สนับสนุนให้พนักงานเรียนรู้จากความผิดพลาดและปรับปรุงตนเองอยู่เสมอ
• ใช้เครื่องมือในการจัดการ OKR: มีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยในการจัดการ OKR ได้ เช่น Google Workspace, Notion, Asana

ตัวอย่าง OKR

• วัตถุประสงค์: เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
• ผลลัพธ์หลัก:
  • เพิ่มคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าจาก 80% เป็น 90% ภายในสิ้นปี
  • ลดระยะเวลาในการตอบกลับลูกค้าจาก 24 ชั่วโมง เหลือ 12 ชั่วโมง
  • เพิ่มจำนวนรีวิวผลิตภัณฑ์เป็น 500 รีวิว

สรุป

การสร้าง OKR ที่มีประสิทธิภาพเป็นกระบวนการที่ต้องใช้ความพยายามและความร่วมมือจากทุกคนในองค์กร เมื่อ OKR ถูกนำไปใช้ได้อย่างถูกต้อง จะช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน